Правила внутреннего контроля

2.5.4. Все документы, позволяющие идентифицировать клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца, должны быть действительными на дату их предъявления. Документы, составленные полностью или в какой-либо их части на иностранном языке (за исключением документов, удостоверяющих личности физических лиц, выданных компетентными органами иностранных государств, составленных на нескольких языках, включая русский язык), представляются Кооперативу с надлежащим образом заверенным переводом на русский язык. Документы, выданные компетентными органами иностранных государств, подтверждающие статус юридических лиц - нерезидентов, иностранных структур без образования юридического лица, принимаются Кооперативом в случае их легализации (указанные документы могут быть представлены без их легализации в случаях, предусмотренных международными договорами Российской Федерации).
Требование о представлении Кооперативу документов с надлежащим образом заверенным переводом на русский язык не распространяется на документы, выданные компетентными органами иностранных государств, удостоверяющие личности физических лиц, при условии наличия у физического лица документа, подтверждающего право законного пребывания на территории Российской Федерации (например, въездная виза, миграционная карта).
Кооператив в своей деятельности не реализует право, установленное абз. 4, п. 2.4. Положения об идентификации на выполнение перевода документа (его части) на русский язык сотрудником Кооператив, либо сотрудником лица, которому на основании Федерального закона предоставлены полномочия по проведению идентификации, либо сотрудником специализированной организации, предоставляющей услуги перевода. Все документы, необходимые для идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца, обновления информации о них, представляются в подлиннике или надлежащим образом заверенной копии. Если к идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца имеет отношение только часть документа, может быть представлена заверенная выписка из него. В случае представления копии документов (выписок из документов) Кооператив вправе требовать от клиента, представителя клиента, представления оригиналов соответствующих документов для ознакомления.
Отдельные сведения, подтверждение которых не связано с необходимостью изучения Кооператив правоустанавливающих документов, финансовых (бухгалтерских) документов клиента либо документов, удостоверяющих личность физического лица (например, номер телефона, факса, адрес электронной почты, иная контактная информация), могут представляться клиентом (представителем клиента) без их документального подтверждения, в том числе со слов (устно).
Достоверность таких сведений подтверждается клиентом (представителем клиента) одним или несколькими из следующих способов:
- личной подписью клиента (его представителя) на документе, составленном в свободной форме, где Кооперативом были зафиксированы такие сведения перед их переносом в соответствующую анкету клиента;
- отправка тестового электронного письма с указанного клиентом (его представителем) адреса электронной почты;
- совершение тестового звонка или отправка тестового текстового сообщения (СМС) или факса с указанного клиентом номера телефона;
- наличие сведений на официальном сайте клиента в сети «Интернет»;
- наличие сведений в карточке контрагента (среди прочих реквизитов) или на фирменном бланке клиента.
2.5.5. Сведения о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе, бенефициарном владельце, приведенные в Приложениях 1-3 к настоящим ПВК по ПОД/ФТ, фиксируются в анкете клиента, представляющей собой отдельный документ, оформленный на бумажном и (или) электронном носителе.
По усмотрению Кооператив в анкету клиента также могут быть включены иные сведения.
Анкета клиента, сформированная в электронном виде, при переносе на бумажный носитель заверяется подписью сотрудника Кооператива, уполномоченного заверять анкету. Таким сотрудниками в Кооперативе являются - лица осуществляющие идентификацию. Перечень должностей осуществляющих идентификацию и обновление сведений о клиенте представителе клиента, выгодоприобретателе, бенефициарном владельце клиента утверждается, приказом Руководителя Кооператива.
Вместе с анкетой клиента помимо сведений могут храниться надлежащим образом заверенные копии документов на бумажном носителе и (или) документы (копии документов) в электронном виде.
Формы анкет определены в Приложениях 1-3 к настоящим ПВК по ПОД/ФТ.
Анкета клиента подлежит хранению в Кооперативе не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом.
2.5.6. Сведения, включаемые в анкету клиента могут фиксироваться и храниться Кооперативом в электронной базе данных, к которой сотрудникам Кооператива, осуществляющим идентификацию клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца, обеспечивается оперативный доступ в постоянном режиме для проверки информации о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе, бенефициарном владельце.
2.5.7. В случае появления о клиенте дополнительных сведений, Сотрудник Кооператива уполномеченный провидить идентификацию и обновление сведений, вносит в анкету клиента соответствующие дополнения на основании полученных дополнительных сведений.
2.5.8. Порядок фиксирования информации (документов), полученных при идентификации клиентов, указан в Программе идентификации.
2.5.9. Порядок документального фиксирования (в том числе способы фиксирования) сведений об операциях, подлежащих обязательному контролю, и операциях, в отношении которых возникают подозрения, что они осуществляются в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, обеспечивающий возможность воспроизведения деталей операции, указан в Программе выявления операции.