Порядок хранения информации (документов), полученной (полученных) Кооперативом в результате реализации ПВК по ПОД/ФТ
2.6.1. Кооператив обеспечивает хранение не менее 5-ти (пять) лет со дня прекращения отношений с клиентом:
• анкет клиента;
• документов, содержащих сведения о клиенте Кооператива, представителе клиента, выгодоприобретателе, бенефициарном владельце, полученных на основании Федерального закона, иных принятых в целях его исполнения нормативных правовых актов Российской Федерации, а также настоящих ПВК по ПОД/ФТ;
• документов, касающихся операций (сделок), сведения о которых представлялись в уполномоченный орган, и сообщений о таких операциях (сделках);
• документов, касающихся операций, подлежащих документальному фиксированию в соответствии со статьей 7 Федерального закона;
• документов по операциям, по которым составлялись Сообщения об операциях;
• Сообщений об операциях;
• результатов изучения оснований и целей выявленных необычных операций (сделок);
• документов, относящихся к деятельности клиента (в объеме, определяемом Кооперативом), в том числе деловой переписки и иных документов по усмотрению Кооператива;
• иных документов, полученных в результате применения настоящих ПВК по ПОД/ФТ.
2.6.2. Формализованные электронные сообщения (ФЭС), направленные Кооперативом в уполномоченный орган, а также полученные Кооперативом квитанции о принятии ФЭС, квитанции о непринятии ФЭС хранятся Кооперативом в электронном виде не менее пяти лет со дня получения квитанции уполномоченного органа о принятии ФЭС, квитанции уполномоченного органа о непринятии ФЭС.
2.6.3. Документы (либо их копии), свидетельствующие о прохождении сотрудником Кооператива обучения по ПОД/ФТ, хранятся в личном деле сотрудника в течение всего времени его работы в Кооперативе. Допускается хранение указанных документов в электронном виде.
2.6.4. Документы о проведенных проверках соблюдения внутреннего контроля в Кооперативе, Журнал взаимодействия с клиентами, журнал учета информации о примененных мерах по замораживанию (блокированию) принадлежащих клиенту денежных средств или иного имущества, журнал учета и фиксирования информации о выданных денежных средствах физическим лицам, включенным в Перечень, журнал информации о приостановлении операций с денежными средствами или иным имуществом, журнал отказов от выполнения распоряжений клиентов о совершении операций, журнал учета лиц, прошедших вводный (первичный) инструктаж, а также журнал учета лиц, прошедших целевой (внеплановый) инструктаж, которые создаются в соответствии с порядком, установленном в соответствующих Программах настоящих ПВК по ПОД/ФТ, хранятся в Кооперативе постоянно.
2.6.5. Учет и хранение информации и документов, полученных в результате реализации настоящих ПВК по ПОД/ФТ, осуществляет Ответственный сотрудник.
2.6.6. Хранение информации и документов осуществляется таким образом, чтобы они могли быть своевременно доступны уполномоченному органу, а также иным органам государственной власти в соответствии с их компетенцией в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и с учетом обеспечения возможности их использования в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.
2.6.7. Информация и документы, полученные в результате реализации настоящих ПВК по ПОД/ФТ могут прошиваться в папки для хранения, сканироваться в электронную форму с их последующей записью на CD-диск или иные электронные носители.
2.6.8. Указанные документы и информация хранятся по адресу места нахождения Кооператива в помещении с ограниченным в него доступом посторонних лиц.
2.6.9. Документы после окончания срока их хранения Кооператив вправе уничтожить через шредер комиссией в составе, определяемом руководителем Кооператива. По результатам уничтожения документов комиссией составляется акт об их уничтожении, в котором указывается перечень уничтоженных документов. Акт об уничтожении документов должен быть подписан всеми членами комиссии. Акт об уничтожении документов хранится в Кооперативе не менее 5 лет с даты его составления.
Порядок взаимодействия с клиентами, в том числе обслуживаемыми с использованием технологий дистанционного обслуживания
2.7.1. Сотрудники Кооператива уполномеченные проводить идентификацию, обновление сведений о клиенте, обращаются к клиентам и их представителям с целью получения информации и сведений, необходимых для реализации настоящих ПВК по ПОД/ФТ.
2.7.2. Сотрудники Кооператива уполномеченные проводить идентификацию, обновление сведений о клиенте, предлагают клиентам и их представителям заверять представляемые сведения (включая незаверенные копии документов) печатью и подписью уполномоченного лица организации (индивидуального предпринимателя) или подписью физического лица соответственно, либо самостоятельно заверяют представленные клиентами или их представителями копии документов после их сличения с оригиналом.
2.7.3. Сотрудники Кооператива, имеющие в силу должностных обязанностей доступ к информации, отнесенной к разряду конфиденциальной, в рамках взаимодействия с клиентами обязаны соблюдать требования о ее нераспространении среди клиентов и иных лиц.
2.7.4. Сотрудники Кооператива уполномеченные проводить идентификацию, обновление сведений о клиенте, взаимодействуют с клиентом при запросе сведений и документов, указанных в Программе идентификации и необходимых для проведения идентификации (обновления идентификационных сведений), следующим образом:
• запросы указанных сведений и документов направляются сотрудником Кооператива уполномеченным проводить идентификацию, обновление сведений о клиенте, в бумажном или электронном виде (при условии наличия электронной почты клиента) или совершаются путем устного запроса;
• клиент обязан предоставить Кооперативу информацию, необходимую для исполнения Кооперативом требований Федерального закона (в т.ч. для проведения Кооперативом идентификации и обновления идентификационных сведений), включая информацию о своих выгодоприобретателях, учредителях (участниках) и бенефициарных владельцах.